Dokumentenmanagement anders gedacht und anders gemacht (Anwenderbericht)
In der Regel werden Dokumentationen mit Office-Anwendungen, wie Microsoft Word erstellt.
Abgelegt werden solche Dokumente dann in entsprechenden Ordnern.
Kristin Noichl-Scheyer, Architektin und Energieeffizienzberaterin, vom Architekturbüro Art2B muss Dokumentationen für Ihre Kunden erstellen.
Darunter zur Erstellung von iSFP´s (Sanierungsfahrplänen) undDokumentationen im Zuge von Fach- und Baubegleitung bei Sanierungsvorhaben, welche unter anderem bei der KfW(Kreditanstalt für Wiederaufbau) oder BAFA (Bundesamt für Ausfuhrkontrolle) für Förderprodukte zur Verfügung stehen und dem Kunden zur Gebäudeakte gereicht werden.
„Solche Dokumentationen sind sehr komplex und bestehen aus mehreren Teilen, Berechnungen, Tabellen, Bildern usw. “, sagt Kristin Noichl-Scheyer. „So etwas zu erstellen, dauert mitunter zwei Tage.“
Dabei werden gewisse inhaltliche Formen und Standards an die Ausarbeitungen gestellt.
Zielstellung beim Finden geeigneter Software war die Optimierung von Arbeitsabläufen, welche bisher mittels Word, Excel und Grafiken in mehreren Programmen erzeugt wurden, in einem Dokument und Layout zusammenzufassen.
Aufgrund gestiegener Energie- und Nachhaltigkeitsthemen in der Baubranche und der daraus resultierenden wachsenden Anzahl von Aufträgen, war ein weiteres Arbeiten mit Word und Excel nicht mehr zielführend und zeitgemäß.
„Dieser manuelle Vorgang sollte so gut wie möglich standardisiert und automatisiert werden“, entschied die Architektin.
Vorgaben an die zukünftig zu verwendende Software:
– Als Ergebnis soll ein einzelnes PDF-Dokument ausgegeben werden
– Bilder, Grafiken, Tabellen sollen kundenindividuell in ein Dokument implementiert werden
– Standardformulierungen, Gesetzestexte welche immer wieder Anpassungen durch den Gesetzgeber unterliegen, sollen nach einem Baukastenprinzip eingefügt werden können
– Berechnete Werte und individuelle Angaben sollten auswertbar sein
– Das Layout soll den zu importierenden Dokumenten individuell angepasst werden können
– Vereinfachung der Arbeitsabläufe in MinoDoc durch Verwendung von Kürzeln im Layout
– Inhaltsverzeichnis, Tabellenverzeichnis und Bildquellennachweise müssen automatisch erstellt werden
– Und natürlich muss manuelle und individuelle Erfassung weiterhin überall möglich sein
Als Lösung bat sich hier die Software MinoDoc von Noichl IT-Management an.
Damit eine Auswertung der Daten jederzeit möglich ist und die Anwendung mit der Zeit lernfähig wird, findet die Verarbeitung im Backend komplett auf dem System IBM i statt.
Es lassen sich intuitiv über die Oberfläche professionelle PDF-Dokumente mit Einbindung von Bildern, anderen PDFs (auch ausschnittsweise), mathematischen/physikalischen Formeln inkl. automatischer Abschnittsnummerierung, generiertem Inhaltsverzeichnis, generiertem Bilderverzeichnis usw. ,generieren.
Die enge Zusammenarbeit von IT und Architekturbüro hat sich im Ergebnis als sehr innovativ herausgestellt.
„Im Moment entwickeln wir eine moderne grafische Oberfläche für Tablets, Notebooks und weitere mobile Endgeräte, damit den hohen Erwartungen heutiger Endnutzer entsprochen wird“, kündigt Michelle Noichl als nächsten Step an.
